Gagnez 3 heures par semaine

Module 2 – Maîtrisez vos tâches

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1. La surproduction  

Les tâches de surproduction sont des tâches que l’on réalise alors qu’on n’en a pas besoin et qui prennent donc la place de tâches nécessaires. C’est la raison pour laquelle il est important de bien comprendre les résultats qui vous sont demandés dans votre travail. Par exemple, si vous êtes gestionnaire, n’hésitez pas à demander à votre patron ce qu’est un travail très bien fait, bien fait et mal fait. Il se peut que vous vous rendiez compte que, depuis bien longtemps, votre patron est beaucoup moins exigeant que vous! Alors, donnez-lui ce qu’il vous demande et vous réussirez à lui en donner encore plus.

Si vous êtes travailleur autonome ou propriétaire, demandez-vous si ce que vous faites est en lien avec vos objectifs d’affaire. Est-ce que les dossiers sur lesquels vous travaillez sont les plus importants pour répondre aux objectifs de l’entreprise ou pour assurer sa rentabilité? Est-ce que ce sont les dossiers qui vont vous rapporter le plus? Que rapporte chacune de vos tâches ? Sont-elles essentielles ? N’hésitez pas à vous remettre en question aussi souvent que nécessaire.

À la maison, réfléchissez à ce que pourrait représenter une surproduction. Est-ce que vous faites un ménage très exhaustif avant de recevoir des visiteurs et également après? Est-ce nécessaire? Est-ce que la fréquence de votre entretien ménager est trop grande ou juste assez? Vous vous entraînez 1 h 30 par jour, 5 fois par semaine. Quel est votre objectif d’entraînement? Garder la forme? Faire un marathon? Perdre du poids? Ne serait-ce pas suffisant de s’entraîner 4 jours par semaine pendant seulement 1 heure?

Continuez votre réflexion…

 

2. Le temps d’attente 

Gagner 3h_M2P2Dans une journée, quand êtes-vous en mode attente? Comment pouvez-vous éliminer ces moment d’attente? Par exemple, est-ce que chaque membre de votre équipe de travail a pris l’habitude d’arriver avec 30 minutes de retard aux rendez-vous? Est-ce que vos réunions sont efficaces ou bien passez-vous 2 heures dans une rencontre qui pourrait se synthétiser en 30 à 45 minutes? Est-ce que vos dossiers n’avancent plus à cause de l’attente d’une prise de décision ou d’une expertise?

À la maison, quels sont vos temps d’attentes? Vous arrive-t-il d’attendre votre enfant pendant qu’il pratique un sport? Ou dans la salle d’attente du coiffeur ou d’un médecin? Comment pouvez-vous optimiser votre temps?

 

3. Les mouvements inutiles 

Au travail comme à la maison, tous les déplacements que vous faites n’ajoutent pas de valeur à votre vie. Regardez comment vous pouvez réduire vos déplacements ou les optimiser. Faire une rencontre téléphonique est-elle envisageable? 

Évaluez également si le traitement de vos documents et factures ne comporte pas d’étapes ou de manipulations inutiles ; par exemple les validations qui sont faites en double sont-elles nécessaires? 

Passer d’une tâche à une autre est également très inefficace. Il est préférable de garder le focus sur ce que vous faites jusqu’à ce que la tâche soit terminée. Ainsi, vous serez beaucoup plus productif.

 

4. Les autres chronophages 

Ils sont très nombreux autant dans votre entreprise qu’à la maison. Je vais vous en énumérer quelques-uns, mais je vous invite à réfléchir quelques minutes pour voir quels sont ceux qui font partie de votre vie et qui vous amènent à gaspiller VOTRE temps :

  • Le bruit lié à votre environnement
  • Les appels téléphoniques
  • Les messages textes
  • Les courriels en copies conformes ou pour vous informer
  • Les courriels personnels non pertinents
  • Les notifications d’avis de message visuelles ou sonores
  • Les réseaux sociaux
  • Les employés ou clients « jaseux »
  • Les interruptions fréquentes pendant que vous travaillez
  • Le manque de méthode de travail
  • Le manque de règles de fonctionnement d’équipe
  • La classification inefficace
  • Le surf sur internet
  • La télévision

 


Je vous propose de répondre à présent à ces quelques questions pour déterminer quelles tâches vous pourriez supprimer ou optimiser dans votre emploi du temps.


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